?Leitfaden
Wofür das Ganze
Kurz: Den Export deiner Kalkulation als Excel-Datei hier hereinladen, die fertigen Formblätter herausbekommen.
Bei einer öffentlichen Ausschreibung will die Vergabestelle nachrechnen, ob sauber kalkuliert wurde. Dafür muss sie sehen, woraus jeder Einheitspreis besteht. Genau das ist Formblatt 223: für jede Position Lohn, Stoffe, Geräte, Sonstiges. Formblatt 221 liefert die Betriebszahlen dazu, also Verrechnungslohn und Zuschläge.
Von Hand ist das bei 85 Positionen ein Tag Arbeit. Alles Nötige steht schon in der Kalkulation. Dieses Werkzeug liest sie und füllt die Blätter.
Was du brauchst
- Pflicht
- Der volle Export deiner Kalkulation als Excel-Datei (.xlsx oder .csv), aus welchem Kalkulationsprogramm auch immer. Er braucht Positionsnummer, Kurzbezeichnung, Menge, Einheit, Einheitspreis, Einkaufspreis und die Zeit je Einheit.
- Wenn dabei
- Die Mappe der Vergabestelle. Als .xlsx wird ihr eigenes Blatt ausgefüllt und zurückgegeben. Als PDF mit Textebene liefert sie Kopfzeile und Positionsliste zum Abgleich.
- Nicht nötig
- Nichts weiter. Keine Anmeldung, kein Internet. Die Dateien bleiben auf diesem Rechner.
Den Export ziehen — am Beispiel PASST.prime
- Vorgang öffnenIm Kalkulationsprogramm (hier PASST.prime von M‑SOFT) dieselbe Kalkulation aufrufen, aus der das Angebot gedruckt wurde. Ein anderer Stand ergibt eine andere Angebotssumme, und die Vergabestelle rechnet gegen das Angebot.
- Alle PositionenNichts abwählen, nicht filtern, nicht „nur markierte“. Was im Export fehlt, fehlt auf dem Formblatt. Welche Positionen aufs Blatt kommen, wird hier entschieden, nicht beim Export.
- Richtig ausgebenDie Ausgabe wählen, die Zeit und Einkaufspreis je Position enthält, Ziel Excel oder CSV — in PASST.prime «Kalkulationsblätter positionsweise mit Stückliste». Eine reine Angebotsliste hat beides nicht.
- AblegenDatei im Bereich „Die Dateien“ ins linke Feld ziehen. Sie wird im Browser gelesen und verlässt diesen Rechner nicht.
Woran du siehst, dass die Datei vollständig ist: Aus PASST.prime stehen in Zeile 1 diese Spalten. Andere Programme nennen sie ähnlich — Pos, Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Lohnminuten, Einkaufspreis werden erkannt.
Zeile · Titelstufe · Pos · Artikel · Bezeichnung · Mengeneinheit · Menge (Soll) · Einzelpreis (EUR) · Gesamt · Lohn Minuten/Akkord pro Einheit · Einkaufspreis · Lohn Kalkart
Ohne Lohn Minuten/Akkord pro Einheit und Einkaufspreis lässt sich ein Einheitspreis nicht in Lohn und Stoffe zerlegen — dann sagt die Meldung beim Einlesen, welche Spalte fehlt.
Der Ablauf
- DateienExport links hereinziehen, Mappe rechts daneben, falls eine da ist.
- KopfdatenVergabestelle, Bieter, Baumaßnahme. Betriebsdaten merkt sich das Werkzeug, die Vergabenummer zieht es aus der Mappe.
- LohnDer Verrechnungslohn aus Formblatt 221 Zeile 1.6. Nicht der Satz, mit dem intern kalkuliert wird.
- KontrolleGrün heißt: die Rechnung geht auf. Gelb und Rot zeigen, welche Zeile noch eine Entscheidung braucht.
- PositionenErst „Leistungsliste bearbeiten“ drücken, dann lassen sich Zeiten ändern. Alles in Minuten je Einheit.
- Das BlattDrucken oder als PDF sichern. Liegt eine Mappe vor, wird stattdessen sie befüllt.
Was die Zahlen bedeuten
- Verrechnungslohn
- Der Stundensatz, der im Angebot steht. Er muss überall derselbe sein wie in Formblatt 221 Zeile 1.6.
- Zeitansatz
- Minuten je Einheit. Mal Verrechnungslohn ergibt das den Lohnanteil der Position.
- Stoffe
- Was vom Einheitspreis nach Lohn, Geräten und Sonstigem übrig bleibt. Wird nicht getippt, sondern errechnet.
- Zuschlag auf Stoffe
- Wie viel mehr im Angebot für Stoffe steckt als der Einkauf gekostet hat. Davon gehen Materialgemeinkosten ab, der Rest ist Wagnis und Gewinn.
Wenn etwas rot oder gelb ist
- Lohn größer als Einheitspreis
- Die Zeit passt nicht zum Preis. Das Werkzeug deckelt sie und markiert die Zeile gelb. Zeit prüfen oder die Position bewusst so lassen.
- Einheitspreis 0,00 €
- Eine Nullzeile kann im Vergabeverfahren zum Ausschluss führen. Entweder korrigieren oder in der Zeile auf „0,00 € ist gewollt“ stellen.
- Weder Zeit noch Einkauf
- Die Aufteilung lässt sich nicht ableiten. In der Zeile entscheiden, wohin der Betrag gehört: Lohn, Stoffe, Geräte oder Sonstiges.
- Wagnis und Gewinn negativ
- Kein Rechenfehler. Der Lohn frisst den Einheitspreis auf, für die Stoffe bleibt zu wenig. Ursache ist meist zu viel Zeit oder ein zu hoher Satz bei den Materialgemeinkosten. Der Kasten „Woher der Stoffzuschlag kommt“ unter Formblatt 221 zeigt die ganze Rechnung.
Kleinigkeiten, die Zeit sparen
- Wesentliche vorauswählen hakt so viele Positionen an, bis 80 Prozent der Angebotssumme abgedeckt sind. Der Wert lässt sich ändern.
- Sichern legt den Stand als Datei ab. Beim nächsten Mal wieder hereinziehen und weiterarbeiten.
- Betriebsdaten wie Vergabestelle, Bieter und die Zuschlagssätze merkt sich das Werkzeug für das nächste Los.
- Dunkel und hell schaltet der Knopf oben rechts. Gedruckt wird immer hell.
1Die Dateien
Zwei Felder, mehr braucht es nicht. Links der Kalkulationsexport, rechts die Mappe der Vergabestelle, falls eine mitkam. Wie der Export aus PASST.prime kommt, steht im Leitfaden. Nichts davon verlässt diesen Rechner.
2Kopfdaten
Diese Angaben stehen oben auf jedem Blatt und müssen mit dem Vordruck der Vergabestelle übereinstimmen. Vergabestelle und Bieter werden gemerkt.
3Verrechnungslohn
Muss mit Zeile 1.6 des Formblatts 221 übereinstimmen — Fußnote 3 des Vordrucks. In der Regel nicht der Stundensatz, mit dem intern kalkuliert wurde.
4Kontrolle
5Positionen
| Blatt | OZ | Kurzbezeichnung | Menge | ME | Min/Einh. | EK | EP | Behandlung | Zeit | Löhne | Stoffe | Geräte | Sonstiges | Σ = EP |
|---|
Automatisch nimmt die Minuten aus der Kalkulation und deckelt sie, wenn der Lohnanteil den Einheitspreis übersteigen würde. Zeit fest übernimmt einen eigenen Wert. Ohne Lohn weist den ganzen Einheitspreis als Stoffe, Geräte oder Sonstiges aus.
6Formblatt 221
Die Betriebszahlen für die Lohnspalte. Aufteilung von Wagnis und Gewinn nach VHB 2017: 80 % Gewinn, 15 % betriebsbezogenes, 5 % leistungsbezogenes Wagnis. Die Stoffspalte steht im Kasten darunter.
Gewinn auf die Stoffe — Zeile 2.2 und 2.3
Der Gesamtzuschlag auf die Stoffe steht fest: Er ergibt sich aus dem Angebot und lässt sich hier nicht erhöhen, ohne die Einheitspreise zu ändern. Frei ist, wie er sich aufteilt. Gib eine der beiden Zahlen vor — die andere rechnet mit und ist gesperrt.
Welches Betriebsblatt geht raus?
Die Vergabestelle verlangt eines von beiden — was gefordert ist, steht in der Aufforderung zur Angebotsabgabe. Beide ergeben dieselbe Angebotssumme.
Das 222 gliedert die Baustellengemeinkosten in fünf Zeilen auf. Die Summe muss den Baustellengemeinkosten oben entsprechen; weicht sie ab, sagt es der Prüfblock. Steht dort 0 %, bleiben alle fünf Zeilen leer.
Aufschlag, der schon im Einkaufspreis steckt
Steht in der Kalkulation nicht der reine Einkaufspreis, sondern ein bereits erhöhter Wert, gehört der Aufschlag hier hinein. Er wird herausgerechnet, nicht abgezogen: Einkauf ÷ (1 + Prozent). Zeile 3.2 des Formblatts 221 zeigt dann die reinen Stoffkosten, und der Zuschlag auf die Stoffe steigt um genau denselben Betrag — die Angebotssumme ändert sich dadurch nicht.
7Das Blatt, das rausgeht
Falls im Druckdialog oben die Adresszeile oder unten die Uhrzeit auftaucht: dort Kopf- und Fußzeilen abschalten, Ränder auf Standard.